Empresas com a área de tecnologia centralizada podem ter um dia-a-dia mais tranqüilo do que as companhias que espalham sua gestão de TI em vários pontos? O estudo IT Org DNA, realizado pela consultoria Booz Allen Hamilton e divulgado com exclusividade por InformationWeek Brasil, revela que organizações que contam com um departamento de TI unificado estão mais propensas a transformar decisões em ações e têm um fluxo de comunicação mais ágil do aquelas com o controle descentralizado. Mas será que esta teoria funciona na prática - e pode ser adotada para as empresas, independente, de seu porte?

O estudo, que teve a participação de 1,5 mil empresas de todo o mundo, também descobriu que a maioria delas (60%) optou por manter a área de tecnologia restrita a um só lugar. No Brasil, segundo especialistas, esta tendência se repete em uma proporção de 80 companhias com áreas centralizadas para 20 que trabalham com uma administração de TI mais diluída. "A centralização permite uma maior padronização de processos, sistemas, de suporte e infra-estrutura, além de contribuir para o desenvolvimento e o compartilhamento de melhores práticas", assinala Sergio Lozinsky, líder da prática de TI da Booz Allen Hamilton (BAH) na América do Sul.

A consolidação das informações e a geração de dados gerenciais normalmente são beneficiadas pela centralização - em empresas de qualquer porte. "A exceção acontece durante períodos relativamente curtos, em fusões e aquisições de companhias, quando o mais importante é manter as operações funcionando. Mas logo se torna imperativo realizar sinergias", enfatiza Lozinsky.

Essa disposição facilita ainda o benchmarking entre diferentes divisões de um grupo empresarial e conduz a um aproveitamento imediato das boas idéias geradas dentro da organização. Ou seja, a TI centralizada dá carona à economia de escala, com menos licenças de software, hubs de suporte para várias regiões e melhores contratos de outsourcing. Ao mesmo tempo, há empresas que conseguiram ótimos resultados mantendo sua TI descentralizada. E, por outro lado, algumas corporações defendem um modelo híbrido: nem tanto concentrada, nem completamente pulverizada.

Especialistas favoráveis à operação baseada em  um único departamento defendem que este modelo permite que os padrões adotados pela organização sejam seguidos mais facilmente, gerando economia de gastos. "Grande parte das despesas da área de TI está na mão-de-obra. Centralizar os processos permite diminuir essa conta", argumenta Jorge Sinnecker, diretor de negócios da Amix, especializada no gerenciamento de ambientes de missão crítica.

A TI centralizada ganha pontos quando comprova um melhor aproveitamento da competência técnica dos profissionais e dos recursos tecnológicos. "Talvez, em algumas organizações, esta concentração provoque um pouco de lentidão na implantação de tecnologias, mas, no fim, o ganho é maior do que em uma área descentralizada", defende Armando Masini, diretor de operações da consultoria Altran do Brasil.

Sinnecker complementa que, com a TI unificada, fica mais fácil integrar sistemas. Porém, toda a atenção é necessária. "Como o grau de acoplamento das integrações pode passar despercebido, a parada de um servidor corre o risco de desencadear, em cascata, a interrupção de vários outros sistemas", aponta o diretor da Amix.

Independência para todos
Mas quem disse que a descentralização precisa ser descartada totalmente? Segundo Masini, ela pode ser indicada para empresas com departamentos independentes ou setores com uma especialização muito diferente do restante da organização. Outra situação em que a TI sem núcleo pode funcionar muito bem é em start-ups - ou novos negócios iniciados por grupos em que um certo grau de independência e uma preocupação em evitar o overhead da matriz são vistos como fundamentais para a empresa decolar.

Por outro lado, Lozinsky chama a atenção para os percalços de uma TI diluída. "Eles estão associados a custos maiores, além de perda de escala e de qualidade de gestão entre as diversas áreas tecnológicas." Além disto, há uma maior dificuldade para realizar mudanças nos processos de negócios. "Uma TI descentralizada é fiel ao pedaço da empresa a que ela serve, o que pode gerar conflitos com a liderança da área. Geralmente, ocorre uma multiplicidade de soluções para o mesmo problema e um aumento desnecessário do número de fornecedores."

Na prática, os principais parceiros de tecnologia da empresa podem enxergá-la como uma coleção de clientes menores, ao invés de uma conta de porte, propensa a negociações mais vantajosas. Se, por um lado, "espalhar" a área pode trazer um pouco mais de agilidade aos departamentos na execução de atividades, por outro, pode criar riscos ao negócio, pois haverá diferentes concepções de tecnologia para cada setor da empresa.

No caminho do centro
O Brasil persegue a trilha da concentração da TI há alguns anos. Com o aumento da confiabilidade dos links de comunicação, a partir do fim da década de 1990, vários CIOs migraram do modelo descentralizado para o unificado. "O ataque ao WTC, em Nova York (EUA), fez com que alguns grupos planejassem a implantação de sites de backup. É muito mais fácil ativar operações deste tipo para a TI reunida do que numa geografia descentralizada", avalia Sinnecker.

No caso dos grupos brasileiros em vias de internacionalização, esse processo é tocado como uma ação estratégica para a organização crescer de forma sustentável, em todos os lugares. Já, no caso de subsidiárias de multinacionais no País, pode haver perda de poder local por conta de decisões de TI que passam a ser centralizadas globalmente em outra nação. "Ao mesmo tempo, muitas dessas filiais têm obtido sucesso em se qualificar como um hub de suporte global ou regional para as matrizes", lembra Lozinsky, da BAH.

No grupo Mossi & Ghisolfi (M&G), que atua nas áreas de fabricação de PETs, acetato, embalagens e engenharia, a TI centralizada só mostrou a cara a partir de 1995 - mas, hoje, o setor colhe frutos com equipes treinadas e motivadas. "Antes de algumas empresas do grupo serem fundidas, havia vários sistemas e servidores espalhados pelo Brasil", lembra Carlos Eduardo Guenka, gerente de sistemas de informação da companhia, que apresenta uma complexa cobertura de TI.

Com matriz na Itália e presença nos Estados Unidos, Índia, China e Brasil, a empresa conta com quatro mil empregados em todo o mundo. No Brasil, são 800 funcionários, em unidades em São Paulo, Paulínia, Indaiatuba (SP), Poços de Caldas (MG), Cabo de Santo Agostinho e Suape (PE). A área sob o comando de Ghenka coordena de 500 estações de trabalho, com a TI centralizada em São Paulo, de onde dás suporte e cuida dos principais projetos para as empresas no Brasil.

Antigamente, a descentralização era tão grande que Ghenka chegou a ter, dentro de um mesmo site que cobria dois tipos de negócio, um servidor e um sistema para cada business, assim como profissionais diferentes para suporte. "Hoje, com a centralização, há maior acesso a facilidades e tecnologias, com mais recursos humanos e treinamento na área".

O executivo lembra ainda que os principais fornecedores estão estabelecidos em São Paulo, lugar do quartel-general de TI, o que facilita e agiliza o processo de manutenção, negociação e implementação de soluções. "Conseguimos racionalizar os recursos e custos da área, promovendo a divisão do trabalho dentro do departamento, que hoje é composto de duas grandes divisões: operações e aplicativos", explica. Na parte de operações, houve uma especialização dos profissionais para cada família de servidor e sistema operacional. Já em aplicativos, foram criados analistas de negócios, de acordo com os processos mais ligados ao business da empresa, como supply chain, finanças e manufatura.

Ghenka aponta como benefícios a melhoria na qualidade do serviço prestado e a motivação dos funcionários por causa da especialização e divisão mais clara das atividades. O gerente acredita que a alternativa mais adequada para as empresas de uma forma geral seria um cenário intermediário, entre a centralização e a descentralização. "Para isso, no entanto, é necessário rever serviços, funções e cargos que realmente precisam estar ou não centralizados para aproveitar melhor os ganhos."

Mas será que algum dia a TI descentralizada voltará ao grupo? Sobre isto, o executivo do Mossi&Ghisolfi é categórico. "Ela significaria a replicação de cargos em várias localizações geográficas, com reflexos na perda da qualidade de serviços, dificuldade de padronização e um esforço absurdo de governança, além de mais custos com licenças de software e treinamento", justifica.

Equipe compacta
Na Fosfertil, fornecedora de matérias-primas para indústrias de fertilizantes e insumos, com um faturamento bruto de R$ 2,7 bilhões, a área de TI e o data center estão reunidos em Cubatão (SP).  É de lá que são controladas usinas de beneficiamento e de processamento industrial em quatro estados: São Paulo, Minas Gerais, Paraná e Goiás. "Temos mais de 60 servidores e 1,5 mil microcomputadores", contabiliza Daniel Martins Vaz, CIO da companhia, que lembra que a área sempre foi nuclear. "Com essa disposição, podemos trabalhar com uma equipe reduzida, com pouca necessidade de deslocamentos para as unidades remotas, o que reflete em menores despesas com viagens."

Vaz pilota uma equipe de 38 funcionários e mais 19 terceirizados nas áreas de service desk e centros de impressão. Apesar de contar com nove sites remotos - com dois servidores em cada um -, estas máquinas são usadas somente para armazenar arquivos e sistemas específicos das unidades. "O correio eletrônico é totalmente centralizado e todos os computadores trabalham com a replicação do sistema, para reduzir a lentidão na rede", detalha.

Na Petrobras Distribuidora (BR), o processo de centralização começou na década de 90. "Naquela época, havia 12 CPDs espalhados pelo Brasil, nas principais capitais", lembra Candido Augusto de Oliveira, da área de TI da BR. A extinção dos CPDs regionais aconteceu junto com a reestruturação da companhia, de forma gradual e planejada. "Os três últimos centros só foram consolidados com a implantação do software de gestão integrada da SAP, o R/3, em 2002.".

Segundo o executivo, todo o processo de centralização, apesar de longo, não trouxe impacto para os usuários e o resultado valeu a pena. Hoje, a BR tem controle total sobre seus ativos de TI e das regras de segurança da informação, baseadas nas recomendações da SOX (Sarbanes-Oxley). "Está mais fácil de administrar tudo e com um custo mais reduzido", ressalta Oliveira.

Quem também comemora uma melhor administração das despesas com a área de TI é a Golden Cross, empresa do setor de assistência médico-hospitalar com 500 mil clientes. A companhia, no mercado desde 1971, sempre optou por uma TI centralizada. "Com esse padrão é mais fácil justificar investimentos e ter autonomia para negociar com os fornecedores", explica Marcos Leite, CIO da Golden Cross, dona de um parque com 55 servidores e 1,1 mil estações de trabalho.

Com a operação concentrada no Rio de Janeiro, local da matriz da empresa, metade dos computadores fica na capital fluminense e a outra parte se divide em outras seis cidades. Leite lidera 116 funcionários no setor, quase todos lotados num mesmo andar de um prédio no centro do Rio. "Se fôssemos descentralizados, perderíamos velocidade na tomada de decisões", enfatiza.

Mas nem só de operações unificadas vivem os cases de sucesso da gestão de TI. O braço brasileiro da multinacional farmacêutica Novartis, dona de um faturamento mundial de US$ 37 bilhões, trabalha no modelo de governança de TI descentralizado desde 2003. "Essa disposição nos garantiu um maior foco de TI nas unidades de negócio e passamos a receber serviços dos outros departamentos com contratos de níveis de serviços (SLA na sigla em inglês)", defende Alexandre Carvalho, gerente de tecnologia da informação da Novartis, que conta com 2,5 mil máquinas no Brasil. E as vantagens da TI pulverizada não pararam por aí. A companhia também conseguiu cortar custos, graças à regionalização dos serviços e à padronização de aplicações e infra-estrutura.

Segundo Sinnecker, da Amix, o modelo de TI mais indicado seria o misto: centralizado para o que é crítico para a empresa e descentralizado para atividades locais. "É importante lembrar que, qualquer que seja o padrão praticado, as organizações precisam estar cada vez mais atentas à segurança. E uma rede segura será sempre uma rede bem-administrada."