A redução de 50% nos gastos com papel e armazenamento é um dos principais apelos da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Se para as empresas ela implica em economia com papel e armazenagem, para o governo a solução apresenta-se como forte aliada no combate à sonegação de impostos.

A NF-e é um dos primeiros passos do governo para a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que, na prática, será a unificação das informações fiscais das empresas para a consulta de orgãos como Secretarias da Fazenda, Receita Federal, Susep, CVM entre outros.

O projeto-piloto iniciado com 19 empresas, Receita Federal e as Secretarias de Fazenda de São Paulo, Santa Catarina, Rio Grande do Sul, Maranhão, Goiás e Bahia, inicia a substituição das notas fiscais de papel dos tipos 1 e 1A, emitidas para circulação de mercadorias, por um documento eletrônico, assinado digitalmente entre as empresas e o fisco.

Se por um lado a solução garante ao governo o não repúdio às informações, ou seja, as empresas não têm como negar a emissão do documento, a NF-e traz agilidade para as transações, além de segurança e redução dos gastos com papel e armazenamento físico para as empresas.

“A redução de custos com a nota fiscal eletrônica é significativa, atingindo índices de 50% em emissão para as empresas. Além disso, as informações são enviadas em tempo real. A Receita sabe sobre a mercadoria antes de ela sair do caminhão.”, ressalta Carlos Magno, sócio-diretor da True Acess, que oferece soluções de segurança para a emissão da NF-e.

Um dos clientes da empresa, a Souza Cruz, foi a primeira a emitir a nota fiscal no País. O investimento de R$ 1,5 milhão entre hardware, implementação e integração com o ERP deve ser recuperado em pouco tempo, já que o volume diário de notas emitidas pela empresa gira em torno de 30 mil.

Outras como Volkswagen e Eurofarma já estão com as estruturas funcionando. Em maio, o CIO da Volks, Vagner Montagner, anunciou em parceria com a Microsoft e com a Guedas a solução de NF-e para área automobilística. “Temos mais de 500 concessionárias de automóveis no País e mais cem de caminhões. Todas devem estar integradas até o final de 2006”, afirmou o executivo.

Hoje, se gasta muito com o arquivamento físico dos papéis. Em alguns casos, as corporações são obrigadas a contratar empresas de logística para cumprir a obrigatoriedade de armazenagem por cinco anos.

Por isso, além das soluções de nota fiscal eletrônica, as empresas precisam investir são ferramentas de storage. Estas, não apenas cumprirão questões regulatórias como também facilitarão a busca por informações históricas de compra e venda.

Impacto regulatório

“A grande questão é que a lei não mudou. Não existe alteração nos processos legais. O que muda é o processo de entrega da informação”, explica Marco Bueno, diretor de Marketing e Alianças da Mastersaf, empresa fornecedora de soluções de NF-e. Para a Microsoft, outra empresa que tem se concentrado na divulgação do projeto, a iniciativa pode ser considerada um marco na história tecnológica recente do Brasil.

“A Nota fiscal Eletrônica, endossada pelo governo por meio da medida provisória 2200, que regulamentou a assinatura digital, pode ser comparada com iniciativas como a Urna Eletrônica ou a declaração do imposto de renda pela Internet”, acredita Eduardo Longano, gerente de Soluções da Microsoft responsável pelo projeto.

Transparência gera perspectivas positivas

A tecnologia reflete também na transparência corporativa. A NF-e inibe a sonegação de impostos. “Companhias que trabalham à margem da lei, passam a ter sua estrutura comprometida. Acredito que vai existir um processo de associação ou encerramento de empresas por operarem fora da lei. Uma mudança cultural”, acredita Bueno.

Atualmente são mais de 350 companhias na fila de espera para iniciar seus projetos de NF-e. A expectativa do governo é que até 2008, 10 mil empresas já utilizem o sistema eletrônico. “O número só não é maior porque o governo ainda não possui a infra-estrutura capaz de armazenar e processar informações de tantas companhias”, lembra Magno. E adiciona, “grandes corporações como Volks e Souza Cruz irão pressionar os fornecedores, prestadores de serviços e distribuidores a adotar um sistema de NF-e”.

Adesão é certa

Pesquisa realizada pela Associação Brasileira de e-business, apontou que 24% das 224 empresas consultadas apontaram a redução de custos com papéis e impressão como o principal beneficio da NF-e. Os outros dois destaques foram a eliminação da digitação da nota fiscal na sua recepção e a diminuição da concorrência desleal.

Segundo o estudo, poucas empresas - número inferior a 2% - revelaram preocupação com a questão da transparência de informações, ou seja, em mostrar abertamente suas faturas e informações referentes às notas fiscais ao governo.

Aproximadamente 80% das empresas têm planos de implementar a solução, em curto e médio prazos; 26,5% estão apenas aguardando a permissão do governo para iniciarem seus projetos.

No entanto, a pesquisa identificou também, que a maioria das empresas desconhece o valor do investimento necessário em um projeto desse porte.

A Nota Fiscal Eletrônica e o atual cenário das fraudes eletrônicas:

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